جلسات و همایش‌ها بخش مهمی از هر کسب و کاریه. اگر میخواهید یک نشست موفق و موثر داشته باشید، به یک محل برگزاری همایش خوب نیاز خواهید داشت؛ محلی که تمام نیازهای همایش شمارو برآورده کنه.
انتخاب محل برگزاری همایش میتونه کار دشوار و پیچیده‌ای باشه. مکان های زیادی برای انتخاب وجود داره بنابراین اگر میخواهید بهترین تصمیم رو بگیرید، مهمه که از خواسته‌های دقیق جلسه مطلع بشید. چندین فاکتور مهم وجود داره که برای برگذاری همایش در بهترین محل، باید اونها رو در نظر داشته باشید.
در این مقاله به تعدادی از این نکات مهم که در انتخاب محل مناسب کمک می‌کنند، می‌پردازیم:
نکات مهم در انتخاب محل برگذاری همایش :
۱) قبل از هرچیز، هدف همایش رو در نظر بگیرید.
برای انتخاب محل برگزاری همایش قبل از هر چیز باید نوع رویداد رو مورد نظر قرار بدین.
آیا قصد برگزاری یک همایش حرفه‌ای و رسمی دارید؟ آیا گردهمایی سرگرم کننده با عنصر فعالیت‌های تفریحی مورد توجه شماست؟ یا میخواهید یک ورکشاپ آموزشی ترتیب بدید؟ هرکدوم از اینها نیازمند فضایی خاص با ویژگی‌هایی خاصه.
۲) دسترسی آسان را در اولویت قرار بدید.
مورد بعدی که باید در نظر بگیرید سهولت دسترسیه. اگر می خواهید حداکثر حضور رو در همایش‌تون داشته باشید، باید این موضوع رو مورد نظر قرار بدید که دعوت‌شدگان بتونند به راحتی محل برگزاری رو پیدا کنند و به اون دسترسی داشته باشند.
حمل و نقل یکی از چیزهای اساسیه که در این زمینه باید بهش توجه کنید. وقتی از اینکه محل در دسترس همه شرکت کنندگان است مطمئن شدید، لازمه کافی بودن فضای پارکینگ رو هم مورد نظر قرار بدید. محل برگزاری همایش بهتره در منطقه‌ای باشه که جاذبه‌های دیگه مثل رستوران‌ها و کافه‌ها هم وجود داشته باشه.
۳) بودجه مناسبی در نظر بگیرید.
بودجه احتمالا تأیین‌کننده ترین بخش برای بهبود و کنترل برنامه شماست. چون موفقیت کلی همایش، به میزان قابل توجهی بستگی داره که چطور به طور موثر از بودجه استفاده کنید. اطمینان حاصل کنین که بیش از حد و یا حتی کمتر از مقدار تأیین شده برای بودجه، هزینه نکنید.
۴) اهمیت تکنولوژی رو نادیده نگیرید.
اگر قصد میزبانی یک کنفرانس یا جلسه رو دارید، نباید اهمیت تکنولوژی رو نادیده بگیرید. وجود یک ویدئو پروژکتور کلید طلایی هر کنفرانس است. به غیر از این، باید سیستم صوتی قابل قبول، فضای کافی و تجهیزات برق برای تمام تجهیزات خود داشته باشید. همچنین وجود یک سیستم وای-فای برای استفاده شرکت کنندگان در همایش از ضروریات دیگه محل برگزاری همایشه.
۵) امکان ثبت و ضبط همایش را داشته باشید.
تمام برنامه‌ریزی و مدیریتی که شما با دقت و وسواس برای یک همایش انجام میدید با برگزاری درست و با کیفیت مراسم به نتیجه میرسه و این نتیجه با داشتن یا عکاس و فیلم‌بردار حرفه‌ای ثبت و موندگار میشه. علاوه برا این وجود یک عکاس و فیلم‌بردار حرفه‌ای برای مستند سازی همایش، این امکان رو به شما میده مخاطبان شما با دیدن عکس و فیلم تهیه شده بدون هیچ محدودتی افزایش پیدا کنند و کار شما بیشتر و گسترده‌تر شناخته بشه. پس محل برگذاری همایش رو از نظر امکانات عکاسی و فیلمبرداری مثل نور مناسب و جایگاه مناسب استقرار دوربین عکاسی مورد بررسی قرار بدید.
۶) کارکنان حرفه ای باشند.
برای اینکه سرویس‌دهی به تمام مهمانان در طول یا بعد از برگزاری همایش درست صورت بگیره، باید محلی که برای برگزرای همایش انتخاب می‌کنید، کارکنان حرفه‌ای داشته باشه. برگزاری یک کنفرانس کار آسونی نیست چون باید حواستون به تمام جوانب کار باشه. داشتن پشتیبانی حرفه‌ای در از بین بردن برخی از مشکلات کمک می کنه و قسمتی از فشار جریان کار رو از روی شما برمیداره. با کمک کارکنان حرفه‌ای، شما به راحتی میتونید یک کنفرانس موفق داشته باشید چون اونها میتونند یه بهترین شکل به مهمانان شما رسیدگی کنند.
با در نظر گرفتن تمام این موارد شما قادر خواهید بود بهترین مکان را انتخاب کنید که همه چیزهایی را که کنفرانس شما نیاز دارد را انتخاب کنید.
بخوانید: ضرورت عکاسی همایش برای سازمان‌ها